Cuidados necessários ao contratar um sistema de gestão médica

A contratação de um sistema de gestão médica traz grandes diferenciais para a eficiência e produtividade de uma clínica: os agendamentos são realizados com agilidade, o paciente pode escolher a melhor data, horário e os profissionais têm a agenda organizada de forma a aproveitar melhor o tempo.

Na parte gerencial, as finanças são acompanhadas – dia a dia – de forma atualizada e é possível extrair relatórios gerenciais que auxiliam na tomada de decisão, como o impacto das glosas no financeiro ou então da produtividade da equipe nos resultados da clínica.

Como você tem acompanhado aqui no blog, os benefícios de uma ferramenta de gestão especializada em clínicas pode melhorar consideravelmente a lucratividade do negócio, bem como a reputação da clínica junto aos pacientes.

Porém, antes de contratar qualquer sistema de gestão médica, é necessário conferir se ele está de acordo com as necessidades da sua clínica e se atende a alguns requisitos básicos, que apresentaremos na sequência:

Funcionalidades personalizadas

Toda instituição de saúde tem características únicas que devem ser consideradas no momento de contratar um software de gestão médica, como agenda otimizada, por exemplo.

Lidar com os tempos e horários de vários profissionais de uma única vez pode gerar falhas de organização que impactam nos pacientes, como os famigerados atrasos.

Ao mesmo tempo, a solução contratada deve trazer recursos que ajudem a reduzir o absenteísmo dos pacientes, como comunicação via e-mail e SMS, para enviar lembretes de consultas, exames e outros procedimentos.

Na parte financeira, é preciso zelar por um processo justo de rateio médico, algo que um sistema especializado em empresas de saúde pode oferecer com facilidade. Os relatórios gerenciais específicos também são recursos que auxiliam o gestor médico a tomar melhores decisões e agir de forma estratégica na condução dos negócios.

Segurança

Na hora de adquirir seu sistema de gestão médica, é imprescindível também verificar se o mesmo oferece recursos que tornam sua gestão mais segura, como a funcionalidade de prontuário eletrônico, que mantém os dados dos pacientes a salvo de pessoas não autorizadas.

Como os dados ficam armazenados na nuvem, os prontuários também ficam a salvo da ação do tempo, bem como de acidentes provocados pela ação humana, como incêndios ou ainda goteiras.

A assinatura digital é outro recurso que garante maior segurança aos processos, já que confere validade jurídica a prontuários e receituários de forma ágil e eficiente, sem possibilidade de fraudes.

O faturamento TISS automatizado traz maior confiabilidade aos dados, evita falhas humanas e contribui para a redução de custos com glosas médicas, tornando sua clínica mais rentável.

Certificações

Cada vez mais o mercado reconhece e valoriza empresas que buscam certificações em suas respectivas áreas de atuação, o que não é diferente com as instituições médicas.

Softwares médicos que contam com a funcionalidade de prontuário eletrônico (PEP), por exemplo, devem possuir a certificação SBIS-CFM, a fim de atestar a segurança das informações armazenadas, bem como o uso de melhores práticas no manuseio das informações.

Recuperação de desastres

Recursos físicos nunca estão 100% a salvo de problemas, sejam tecnológicos ou não. Neste sentido, é importante certificar-se de que o sistema de gestão médica contratado faça backups automáticos e os armazene na nuvem.

Informações disponíveis na nuvem são guardadas em diversos servidores virtuais, desta forma, se um tem problemas, outro assume automaticamente, mantendo as informações da sua clínica protegidas.

E quando falamos em proteção, nos referimos tanto em relação a um HD queimado quanto uma inundação. Além disso, os dados ficam disponíveis para consulta onde quer que você esteja, uma facilidade a mais para sua clínica e também para sua gestão.

Implementação

Certamente, você já ouviu falar de clínicas que levaram meses para implementar um sistema de gestão e ainda assim sentiram dificuldades de adaptação com a nova ferramenta.

Você pode evitar esse tipo de situação optando por um software de gestão médica que seja de fácil implementação. Soluções na nuvem precisam de apenas alguns minutos para começar a funcionar na sua clínica, trazendo todos os benefícios que você já comprovou neste post.

Além disso, a ferramenta pode ser rapidamente compartilhada com toda a sua equipe, integrando setores e processos da clínica num único local. Com uma interface intuitiva, o treinamento dos usuários fica facilitado e você coloca sua clínica para operar de forma automatizada e produtiva.

Durante a implementação da solução, é fundamental que você faça um mapeamento dos usuários e respectivos níveis de acesso, para facilitar na hora de configurar os perfis e realizar os treinamentos.

Suporte

Por fim, também é preciso ficar atento ao suporte dado pelo fornecedor da solução, afinal, sua clínica pode precisar de orientação em dado momento. Antes da contratação do sistema de gestão médica, peça para verificar o SLA – Service Level Agrement (Acordo de Nível de Serviço), uma espécie de contrato que identifica quais são as obrigações do fornecedor quanto à solução.

Quesitos como uptime (tempo disponível), prazos para atendimento de chamados e valores cobrados são elencados no SLA para que você tenha garantia de receber um atendimento de qualidade quando necessitar.

Verifique ainda o atendimento do help desk (situações pontuais) e do service desk (situações mais complexas). Quais são os canais de comunicação com o suporte? Qual o horário de atendimento? Ele está de acordo com o horário de funcionamento da sua clínica?

Essas e outras perguntas devem ser feitas com antecipação para que você mantenha sua clínica em pleno funcionamento.

A tecnologia é sempre uma aliada, tanto na otimização de processos quanto na redução de custos. E por falar em custos, que tal saber como a tecnologia pode te ajudar a diminuir as despesas da clínica?

Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, trabalha com Marketing de conteúdo e com estratégias para geração de leads qualificados na Vitta.

5 Comentários

  • Miguel Polette
    14 de dezembro

    A segurança é o que eu mais me atento, se não tiver os padrões TISS fica realmente complicado contratar um sistema de gestão médica

    • Lucas Menezes
      14 de dezembro

      Olá Miguel, bom dia! Você está coberto de razão…

  • Felipe Rodinei
    14 de dezembro

    A tecnologia na nuvem vem mudando o patamar da saúde no Brasil. Não só a saúde mas tudo relacionado a tecnologia.

    • Lucas Menezes
      14 de dezembro

      Obrigado pelo comentário, Felipe!

  • NathanMup
    18 de Janeiro

    Hello. And Bye.

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