7 dúvidas para solucionar antes de contratar um sistema de gestão online

Se você chegou até aqui, provavelmente já conhece as vantagens que um software de gestão pode trazer para a sua clínica médica. E também já sabe que, cada vez mais, contar com essa tecnologia é imprescindível para levar seu negócio ao sucesso e destacá-lo em meio à concorrência.

Ainda assim, é possível que você tenha dúvidas quanto à escolha de um sistema de gestão online que seja adequado às necessidades e possibilidades de sua clínica.

Para ajudar-lhe a tomar uma decisão mais embasada e segura, vamos indicar algumas questões que você precisa conferir antes de solicitar uma demonstração e contratar o serviço. Vamos lá?

#1. O que você busca com um sistema de gestão médica?

Por mais que você já entenda a relevância de um sistema de gestão para a sua clínica e até conheça algumas de suas funcionalidades, é importante buscar por soluções que estejam realmente alinhadas aos seus interesses.

Definir objetivos para a ferramenta, como redução de custos, aumento da produtividade, diminuição da incidência de glosas, entre outros, pode auxiliar na busca por um sistema de gestão online que traga resultados reais para a sua clínica.

Nesse sentido, é válido questionar os fornecedores de softwares médicos sobre que tipo de resultados cada ferramenta pode trazer e ainda solicitar cases de sucesso de outros clientes, a fim de que você faça uma escolha mais segura.

#2. As funcionalidades do sistema de gestão online podem ser customizadas?

Conforme a gestão se torna mais complexa e novos procedimentos são realizados, é necessário adaptar processos e ferramentas para a nova realidade da clínica, mantendo a produtividade e os resultados em alta.

A maneira mais eficaz de alcançar esse objetivo é ter um sistema de gestão online com funcionalidades customizáveis. Inserção de novos relatórios e filtros; adição de novos recursos; ampliação da capacidade de armazenamento; e melhoria dos recursos de segurança são algumas das possibilidades que você deve verificar.

#3. A solução que você encontrou traz benefícios e redução de custos?

O equilíbrio entre custo e benefícios deve ser considerado antes de solicitar a demonstração de um sistema de gestão online. De nada adianta você experimentar um recurso que está fora das suas possibilidades financeiras ou que não gera os benefícios esperados por sua clínica.

Um dos principais objetivos na contratação de um sistema de gestão online para clínicas médicas é justamente reduzir o esforço humano, o que se traduz em redução de custos com horas extras e mão de obra. No mesmo viés, um software para clínicas médicas deve agilizar processos, desburocratizá-los e, com isso, gerar maior receita para a clínica.

Indo além, é interessante descobrir, por exemplo, se a solução que te interessa tem funcionalidades que ajudam a reduzir glosas, melhorar a assertividade da gestão e monitorar indicadores de desempenho, contribuindo para o faturamento e equilíbrio do caixa da clínica.

#4. Essa solução conta com recursos de segurança?

Garantir a privacidade dos pacientes é uma obrigação para toda instituição médica. Por isso, é importante certificar-se de que o sistema de gestão online que você busca conta com bons recursos de segurança.

Num geral, sistemas digitais alocados na nuvem são mais seguros do que qualquer sistema tradicional que aposte no uso do papel, por exemplo. A começar pelo fato de que, estando online, os dados da clínica e dos pacientes não estão sujeitos à ação do tempo ou acidentes decorrentes da ação humana, como incêndios.

Mas, mais do que isso, o sistema online criptografa os dados, aumentando a sua proteção. Também segue regras de acesso (login e senha) para garantir que apenas pessoal autorizado possa visualizar, adicionar ou alterar informações.

Além disso, conta com ferramentas como firewalls e a certificação SBIS-CFM que funciona como uma garantia extra de segurança de dados, atendendo à normas da legislação para documentos eletrônicos da área da saúde.

#5. O sistema pode ser integrado a outros já usados em sua clínica?

Por mais completo que um sistema de gestão médica seja, pode ser que você já faça uso e queira seguir contando com outras soluções tecnológicas em sua clínica. E, por isso, é importante contar com um sistema de gestão online que possa ser integrado aos demais, tornando todos os processos mais ágeis e eficientes.

Uma boa ferramenta permite, por exemplo, a integração com laboratórios, otimizando o atendimento nos consultórios e facilitando o acesso a resultados de exames para os pacientes. A integração com os convênios permite o envio automático da TISS, o que favorece a gestão financeira da clínica e elimina erros de lançamento manuais.

Em outras palavras, a integração de sistemas permite que você consiga extrair o máximo de benefícios da tecnologia contratada, contribuindo para conferir mais agilidade a processos de diferentes níveis da clínica.

#6. Como vai ser o processo de implementação da solução?

A implementação de um sistema médico, bem como de qualquer outra solução que impacte a rotina e processos da clínica, tende a demandar tempo, esforço, paciência e comprometimento.

Afinal, trata-se de uma mudança que tem por objetivo substituir um sistema antigo e apresentar uma nova forma de realizar tarefas que vão desde o atendimento até o setor administrativo.

A boa notícia é que é possível encontrar uma solução que seja fácil de usar, intuitiva, tenha design agradável e seja amigável para o usuário. Tudo isso facilita a implementação e a adaptação.

Além disso, é válido recorrer ao treinamento da equipe contando, ainda, com o suporte da empresa desenvolvedora da tecnologia. Assim, você assegura que seus colaboradores façam bom uso da ferramenta, alcançando os resultados esperados.

#7. A empresa desenvolvedora oferece algum tipo de suporte?

Ainda que você encontre um sistema de gestão online que seja de fácil implementação e bastante intuitivo, pode ser que, em algum momento, você precise contar com o suporte da empresa desenvolvedora. Portanto, é importante descobrir se esse serviço existe, tem qualidade e como é feito.

Assim sendo, vale tentar conhecer quais são os canais de comunicação com o suporte e saber se esse atendimento acontece em horários alinhados aos do funcionamento da sua clínica.

Considerar todas essas dúvidas antes de pedir uma demonstração é importante para que você esteja, desde o início, em contato com empresas que podem oferecer uma solução adequada para a sua clínica.

Você gostou dessas dicas e acha que está mais preparado para escolher o seu sistema de gestão online? Então aproveite e conheça o ClinicWeb!

Rafael Américo

Rafael Américo

Rafael trabalha com redação e escreve sobre produtividade médica. Jornalista, se especializou em economia, negócios e empreendedorismo. Ama cinema, aprender idiomas e conhecer novas estratégias de comunicação. Quer ajudar a Vitta a mudar a saúde do Brasil! #somostodosvittanos

4 Comentários

  • Teodoro
    11 de Janeiro

    Sinto vontade de contratar um sistema de gestão para facilitar meus processos, mas tenho medo que a ferramenta seja instável ou que eu perca o que estou fazendo. Tem como me certificar que isso não irá acontecer?

    • Rafael Américo
      11 de Janeiro

      Olá, Teodoro! Esse questionamento é extremamente válido. Por isso, é tão importante conhecer a reputação da empresa contratante. As opções que funcionam na nuvem saem na frente, já que dependem inteiramente na conexão com a Internet. No ClinicWeb, por exemplo, acabam os dias de perder informações!

  • Dr. Juan Franzinni
    11 de Janeiro

    Antes de contratar um sistema de gestão, o aspecto segurança era o que mais me preocupava. Hoje, tenho a absoluta certeza que todas as informações da minha clínica estão 100% protegidas. Não entendo como fiquei tanto tempo no passado!

    • Rafael Américo
      11 de Janeiro

      Olá, Dr. Juan! É ótimo ler esse tipo de comentário. De fato, a grande maioria dos profissionais que fazem uso de sistemas de gestão tem essa mesma sensação.

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