Como evitar que os pacientes faltem as consultas previamente agendadas

Por diversas razões, os pacientes podem faltar a consultas e procedimentos mesmo já tendo agendado dia e horário para a realização do serviço. Isso é um verdadeiro contratempo para a sua clínica e também para a sua agenda, mas também é um obstáculo que dá para se superar. Por isso, veja aqui algumas dicas de como evitar que os pacientes faltem às consultas.

Clínica boa é clínica cheia de pacientes. Isso traz mais prestígio aos profissionais que lá atuam e é sinônimo de sucesso no mercado. Mas uma clínica cheia não significa fazer os pacientes esperarem duas horas para ser atendidos. Para que a clínica tenha cada vez mais pacientes (e para que eles compareçam aos procedimentos) é fundamental oferecer um atendimento de qualidade em todos os momentos. E é esse um dos diferenciais que faz com que o absenteísmo – o índice de ausências de sua clínica – seja o mais baixo possível.

Mas, como evitar que os pacientes faltem às consultas?

Mesmo após o esforço do agendamento do procedimento em sua clínica, o paciente ainda pode faltar. Mas por que isso acontece, como evitar que os pacientes faltem às consultas? Os motivos são muitos e, às vezes, a sua clínica pode adotar estratégias para combater esse número de ausências. Acompanhe nos parágrafos seguintes:

O paciente agendou outros compromissos para o mesmo horário

Às vezes as clínicas têm muitos pacientes, e em muitos casos, é comum que o paciente agende consultas para semanas ou até para um mês após a data presente. Quando ocorre, há sempre o risco de o paciente simplesmente se esquecer de que agendou um procedimento médico e no meio da desorganização da agenda, acabar marcando um outro compromisso de sua vida pessoal neste mesmo horário e dia.

Quando isso acontece, não tem jeito – provavelmente seu paciente faltará à consulta para comparecer ao outro compromisso, a não ser que ele precise muito de atendimento médico.

Solução

Nunca é possível obrigar o paciente a comparecer à sua clínica, tampouco dizer a ele ou ela para abandonar seus compromissos pessoais, entretanto, é recomendável lembrar ao paciente de que ele agendou um procedimento clínico em sua empresa.

Uma das ferramentas possíveis para sua clínica agir para como evitar que os pacientes faltem às consultas as confirmações automatizadas por SMS. Assim, seu paciente irá receber mensagens disparadas pelo sistema de gestão que permitirão o lembrete e a confirmação por parte do cliente, que poderá dizer se comparecerá ou não à consulta. Se ele faltar, pelo menos, haverá mais tempo para a clínica se programar e fazer eventuais encaixes.

gestao como evitar que os pacientes faltem as consultas

O paciente “não se deu bem” com o médico ou com a equipe

A relação entre pacientes e clínica nem sempre é algo pacífico. Diferentes personalidades podem eventualmente entrar em atrito, até mesmo porque muitos pacientes dificultam o atendimento com um comportamento arredio.

Entretanto, é função de sua equipe conseguir lidar até mesmo com os pacientes mais difíceis com cordialidade, segurança e atendimento eficiente. O segredo para tratar muito bem desta questão é prestar um atendimento humanizado em sua clínica.

Solução

O seu atendimento pode ser muito mais humanizado se você conhecer bem o seu paciente. Para isso, tenha um prontuário eletrônico que contempla todas as informações clínicas de seu paciente e, além disso, tenha a possibilidade de anexar fotos e documentos para uma compreensão mais completa da situação daquele cliente.

Use um sistema de gestão para mandar e-mails personalizados a seu paciente para felicitá-lo por seu aniversário ou ainda para outras mensagens sobre precauções de exames e demais procedimentos.

Os pacientes não toleram os atrasos da equipe médica

Em muitas clínicas, os profissionais não se preocupam muito com a pontualidade  em relação ao atendimento para os pacientes. Os atrasos podem chegar a horas. Como resultado disso, a sala de espera da clínica fica cheia de pacientes insatisfeitos.

Antigamente, com poucas opções e sem internet, os pacientes ficavam mais sujeitos a estes atrasos sem tomar atitudes sérios, mas hoje em dia, com um mercado mais acirrado e uma forte concorrência, o médico não pode se dar ao luxo de deixar os pacientes esperando, e este tipo de atraso fará com que o paciente vá para uma clínica da concorrência em que os médicos não atrasam.

Solução

A primeira medida que pode ser tomada para acabar com esse gargalo dentro de sua clínica é cuidar para que todos os profissionais, sem exceção e mesmo os mais requisitados, atendem sempre com pontualidade e respeito.

Para facilitar nesta função, a nossa dica é que você utilize um sistema de gestão para clínicas na nuvem que conte com uma ferramenta de agendamento inteligente que vai ajudar a organizar todo o calendário dos profissionais de sua empresa.

Além de otimizar e simplificar a agenda de seus profissionais, um software de gestão vai permitir que todo o calendário da clínica fique mais organizado e fácil de se configurar pelas recepcionistas, com isso, dois indicadores relacionados aos pacientes podem ser evoluídos, fidelizar clientes e garantir que eles não se ausentam de consultas agendadas.

Um menor Tempo Médio de Atendimento (TMA) e a Quantidade de Pacientes por Dia – otimizando estas duas variáveis, a satisfação de seus pacientes (Net Promoter Score – NPS) também irá melhorar.

Pacientes mais felizes, mais bem atendidos e com um relacionamento mais próximo de sua clínica dificilmente irão faltar a consultas e procedimentos agendados. Aplique essas técnicas em seu consultório e tome atitudes sobre como evitar que os pacientes faltem às consultas!

Rafael Américo

Rafael Américo

Rafael trabalha com Inbound Marketing na Vitta, produzindo conteúdos voltados para a geração e nutrição de leads. Jornalista, se especializou em economia, negócios e empreendedorismo. Ama cinema, aprender idiomas e conhecer novas estratégias de comunicação. Quer ajudar a Vitta a mudar a saúde do Brasil! #somostodosvittanos

6 Comentários

  • Adalto
    16 de outubro

    Como a confirmação de agendamento evita faltas dos pacientes?

    • Matheus Soares
      16 de outubro

      Nestes casos, o contato por sms, além de servir como uma maneira de realmente confirmar o procedimento junto ao paciente, também funciona como um lembrete a um cliente que, eventualmente, pode até se recordar de que marcou consultas, mas esqueceu a data e a hora, esquecendo-se também de ligar na clínica para saber.

  • Ronnie
    16 de outubro

    Por que um paciente marcaria um compromisso exatamente para o dia de sua consulta?

    • Matheus Soares
      16 de outubro

      Esse tipo de desencontro dificilmente é intencional. O paciente marca consultas ou exames para até um mês depois do momento do agendamento, e se eu problema não for emergencial, e poderá se esquecer da consulta agendada. É um tipo de coincidência que faz muito mal à clínica, e que deve ser evitado.

  • Ana Maria
    16 de outubro

    Como um sistema de gestão ajuda a coibir atrasos de médicos e pacientes?

    • Matheus Soares
      16 de outubro

      Com um agendamento eficiente e preciso que esclarece de forma ágil os horários e datas corretas para cada procedimento. Com um layout bem designado, a compreensão fica muito mais tranquila e a memorização mais fácil.

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