Prontuário médico eletrônico ou de papel: entenda as diferenças

O prontuário de papel foi e ainda é bastante utilizado em clínicas e hospitais. Em uma época onde todos os controles eram feitos de maneira manual, ele servia bem aos propósitos médicos. No entanto, conforme o número de pacientes aumenta e a necessidade de manter registros fidedignos e agilizar a recuperação de dados se torna inevitável, o prontuário médico eletrônico entra como uma solução eficiente e de fácil acesso, tanto para médicos quanto para clínicas e hospitais.

Se você ainda mantém prontuários de papel pela falta de informações sobre as vantagens do prontuário eletrônico, chegou a hora de desmistificar esse investimento. Conheça agora as diferenças entre ambos!

Acessibilidade

O prontuário de papel fica armazenado em um arquivo físico, segmentado e categorizado de forma manual. No dia do atendimento ao paciente, é preciso que alguém se dirija até o arquivo, resgate o documento, disponibilize-o para o médico e, após a consulta, devolva-o ao local correto.

Uma simples distração de qualquer uma das partes pode colocar as informações do paciente em risco. Quem nunca viu um prontuário de papel perdido no arquivo porque foi colocado no local errado?

Em contrapartida, o prontuário médico eletrônico fica armazenado em formato digital, livre desse tipo de erro. Um software de gestão para clínicas tem uma funcionalidade específica para criação do documento, armazenando sempre no mesmo local e realizando os backups necessários para que todas as informações fiquem a salvo.

O resgate das informações dos pacientes é bem mais ágil, já que basta o médico acessar os dados pelo nome completo, número da carteirinha do convênio ou qualquer outro controle interno.

Mobilidade

O prontuário médico eletrônico também permite a médicos e pacientes que estes não fiquem presos a um único local de atendimento. Imaginando que sua clínica esteja expandindo a infraestrutura, os dados dos pacientes podem ser acessados a quilômetros de distância, bastando acesso à internet.

Um profissional que precise fazer um atendimento em domicílio tem a mesma facilidade de acesso aos prontuários que qualquer pessoa dentro da clínica. Isso resulta em um atendimento mais eficiente e personalizado, algo que muitos pacientes vêm buscando.

O prontuário de papel, por sua vez, sofre danos quando levado de um local a outro. Está sujeito a perda, roubo e avaria, sem falar em desastres naturais bastante comuns, como a chuva.

Custo

Já pensou em quanto capital fica imobilizado em um arquivo físico? Uma sala dedicada apenas ao armazenamento de papel custa caro, bem como manter as condições adequadas de conservação dos documentos.

Some a isso a quantidade de papel utilizada, os impactos ambientais e a necessidade de uma pessoa para organizar e controlar o arquivo. Tudo isso, no médio e longo prazo, custa caro para uma clínica.

Tal investimento pode ser revertido em uma ferramenta de prontuário médico eletrônico, que vai eliminar o espaço físico dedicado ao arquivo, evitar traças, poeira e bagunça e ainda economizar o tempo de ao menos um profissional.

Distribuído ao longo do tempo, o investimento em um software de gestão para clínicas acaba diluído. Seu custo de gestão do arquivo é reduzido, a quantidade de papel utilizada na clínica também, bem como os custos com a infraestrutura física. Ao final, você só tem a ganhar!

Segurança

Outro fator que diferencia prontuários eletrônicos e prontuários de papel é a segurança. Por mais que seu arquivo físico tenha acesso restrito, existem uma série de riscos que podem afetar seus documentos: goteiras, enchentes, incêndios, pessoas mal-intencionadas etc.

A perda de um prontuário de papel pode significar a perda de todo o histórico médico de um paciente, uma responsabilidade que nenhuma clínica gostaria de assumir. Nesse sentido, o prontuário médico eletrônico traz maior segurança para os dados.

Acessado apenas mediante login e senha do usuário, um sistema de gestão para clínicas registra as ações de cada pessoa, menus e informações consultadas. Assim, é possível saber por quem, quando e onde os dados de determinado paciente foram acessados.

Em casos de desastres naturais, mesmo que a clínica perca todos os computadores, os dados dos pacientes ficam à salvo.

Sigilo

Ainda falando em segurança, não podemos esquecer que dados médicos são sigilosos e devem permanecer assim. Desta forma, nada melhor do que uma solução de prontuário médico eletrônico, que restringe o acesso aos dados dos pacientes somente aos médicos e gestores das clínicas. É possível inclusive limitar o acesso de recepcionistas e secretárias, garantindo a privacidade dos pacientes.

Tamanho sigilo nem sempre pode ser garantido por um prontuário de papel. Como ele circula nas mãos de várias pessoas e fica disponível no arquivo, é praticamente impossível ter 100% de certeza de que os dados não serão utilizados de forma inadequada.

Legalidade prontuário médico eletrônico

Os prontuários de papel são documentos válidos legalmente porque levam a assinatura de médicos e outros profissionais de saúde, bem como a de diretores clínicos, em casos de cirurgias e procedimentos de alta complexidade.

Outro fator que torna os prontuários físicos legalmente válidos é que eles são de impressão controlada e levam os dados da clínica, como CNPJ, logotipo etc.

Já os prontuários eletrônicos são válidos somente quando integrados a certificações digitais. A legislação vigente exige que o sistema de prontuário eletrônico possua o Selo CFM-SBIS e que este esteja ligado a um certificado digital padrão ICP-Brasil.

Diferenças entre prontuário médico eletrônico e prontuário de papel não faltam. Cabe a você escolher qual a melhor solução para sua clínica, levando em consideração a agilidade do atendimento e confiabilidade dos dados.

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Rafael Américo

Rafael Américo

Rafael trabalha com Inbound Marketing na Vitta, produzindo conteúdos voltados para a geração e nutrição de leads. Jornalista, se especializou em economia, negócios e empreendedorismo. Ama cinema, aprender idiomas e conhecer novas estratégias de comunicação. Quer ajudar a Vitta a mudar a saúde do Brasil! #somostodosvittanos

6 Comentários

  • Marcelo
    26 de setembro

    Como saber se o software de gestão que eu adquiri possui o selo SBIS/CFM?

    • Lucas Menezes
      26 de setembro

      O ClinicWeb é o primeiro e único software de gestão para clínicas que tem a certificação SBIS-CFM!

  • Caio
    27 de setembro

    Os prontuários eletrônicos tem a mesma validade que os prontuários nos papéis?

    • Lucas Menezes
      27 de setembro

      Quando integrados a certificações digitais sim! É sempre importante verificar se o selo SBIS-CFM está ligado ao certificado padrão ICP-Brasil. Os PEPs do ClinicWeb tem a mesma validade que os prontuários no papel, além de mais segurança e acessibilidade.

  • Vitor
    27 de setembro

    Pelo prontuário eletrônico é possível receber informações anteriores do meu paciente?

    • Lucas Menezes
      27 de setembro

      No ClinicWeb existe a ferramenta de “Compartilhar”, assim, o último médico que consultou o seu paciente pode partilhar todas as informações e o histórico da consulta.

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