7 dicas para oferecer um atendimento de excelência na recepção com um sistema de gestão médica

A aquisição de um sistema de gestão médica tem por finalidade otimizar processos, aumentar a produtividade da equipe e, claro, melhorar o atendimento aos pacientes, fomentando a fidelização.

Um dos setores mais afetados por essa transformação digital é a recepção, responsável por transmitir a primeira impressão aos pacientes e mantê-los próximos à clínica, com lembretes de consulta, envio de informativos e comunicação constante.

Quer saber como um sistema de gestão online para clínicas médicas pode favorecer a excelência no atendimento? Confira essas 7 dicas!

1. Ofereça agendamento facilitado

Um sistema de gestão permite a integração com o site da clínica e, consequentemente, a marcação de consultas online, sem a necessidade de um telefonema sequer.

Essa facilidade dá liberdade de escolha aos seus pacientes ao mesmo tempo em que melhora o atendimento da recepção, já que os profissionais têm mais tempo para dedicar aos pacientes que estão presentes na sala de espera.

Aliado a isso, você tem uma agenda médica sempre atualizada em tempo real, o que reduz as falhas de marcação e os altos índices de absenteísmo de pacientes.

Quando surge um cancelamento de última hora, é possível avisar ao próximo paciente que existe um horário vago, seja por e-mail ou SMS, ou então informar ao médico que ele pode antecipar as consultas do dia e sair mais cedo.

2. Mantenha as informações a um clique de distância

O acesso às informações dos pacientes deve ser facilitado para a equipe da recepção, evitando que o profissional tenha que se ausentar de sua mesa para buscar prontuários ou conferir dados pessoais.

Nesse sentido, o sistema de gestão para clínicas permite que você tenha um cadastro sempre atualizado de todos os pacientes, o qual pode ser consultado até mesmo fora da clínica, bastando ter acesso à internet.

Além das informações pessoais, o sistema de gestão traz o histórico médico, as consultas realizadas, os exames e seus respectivos resultados, bem como recomendações dos médicos que foram dadas ao paciente ao longo de toda a sua trajetória junto à clínica.

Dessa forma, a recepção fica munida de todos os subsídios para oferecer um atendimento personalizado e alinhado às necessidades dos pacientes que chegam, transparecendo o cuidado que a instituição tem ao lidar com a saúde de seus clientes.

3. Tenha uma comunicação instantânea com médicos e pacientes

As agendas dos médicos podem ser enviadas por e-mail de forma que estes mantenham-se sempre informados de seus compromissos, o que reduz o trabalho da recepção em ficar respondendo a telefonemas internos.

Com os pacientes, a comunicação também é facilitada. O sistema de gestão envia SMS e e-mail para atualizar status de exames e consultas, promover comunicações pontuais e até reagendar procedimentos em casos de indisponibilidade do médico por uma emergência.

Essas pequenas ações transmitem a imagem de profissionalismo e respeito aos pacientes, o que reduz o índice de reclamações e aumenta a satisfação com o atendimento na recepção. Além disso, as tarefas burocráticas são realizadas de forma automática, poupando um tempo precioso da equipe de atendimento.

4. Proporcione um atendimento humanizado

Um sistema de gestão médica também favorece o atendimento humanizado na sua clínica. Ao invés de os pacientes serem chamados por números e senhas, por meio de uma agenda otimizada e organizada, sua equipe de atendimento pode chamar cada pessoa pelo nome.

Recepcionistas, médicos, enfermeiros e demais profissionais têm acesso rápido a esse tipo de informação e deixam o atendimento mais próximo e acolhedor.

Além disso, sabendo do histórico de cada paciente, é possível adotar uma postura mais empática e assim confortar os pacientes que se encontram em situações mais delicadas de saúde.

5. Padronize os processos

A padronização de processos também auxilia a manter um atendimento de excelência. Receituários impressos, assinatura digital, comunicação formal e visualmente atrativa mantêm os pacientes conectados à sua marca.

Tudo isso pode ser conquistado com o uso de um sistema de gestão médica que possibilite a padronização, desde os documentos até a execução de atividades cotidianas, como a marcação de consultas, por exemplo.

6. Deixe o ambiente mais acolhedor

A integração do sistema de gestão médica com painéis eletrônicos facilita a organização do atendimento e da sala de espera, tornando o ambiente mais harmonioso e livre de poluição sonora.

Os recepcionistas não precisam falar alto ou ficar repetindo informações e os pacientes são devidamente direcionados aos consultórios, o que contribui para a agilidade do atendimento e consequente otimização do tempo.

7. Fidelize por meio da eficiência

A fidelização de pacientes é responsabilidade de todos os profissionais da clínica, não só dos médicos. Neste sentido, a recepção deve atuar sempre de forma proativa, tanto no pré quanto no pós-atendimento. Até porque, o pós-atendimento pode ser um fato determinante de uma consulta retorno.

Agradecer a visita, lembrar o paciente de procedimentos, entregar exames e fornecer informações adicionais são pequenos detalhes que fazem a diferença no atendimento aos pacientes.

E isso pode ser feito tanto de forma presencial, enquanto o paciente ainda está na clínica, ou com o auxílio de um sistema de gestão médica. A ferramenta permite o envio de SMS em massa e de forma personalizada, assim como e-mails segmentados, que proporcionam uma comunicação mais ágil e eficiente.

Como você pôde conferir, um sistema de gestão é um grande aliado na hora de promover um atendimento de excelência na recepção. Mas os benefícios dessa tecnologia não param por aí.

Você gostou das nossas dicas? Deixe o seu comentário e não deixe de conferir, também, como essa solução pode melhorar a sua gestão financeira!

Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, trabalha com Marketing de conteúdo e com estratégias para geração de leads qualificados na Vitta.

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