Dicas para melhorar a administração da clínica

A correria do dia a dia nem sempre deixa espaço para planejamentos de longo e médio prazo. Mesmo com uma saúde financeira estável, investir tempo e energia planejando o futuro é fundamental para fazer a clínica crescer com segurança e gerar cada vez melhores resultados.

Nós sabemos dessa realidade e, pensando nisso, criamos um post com dicas para melhorar a administração da clínica. Continue lendo e entenda como é possível automatizar algumas tarefas a fim de conseguir tempo hábil para planejar os próximos passos necessários para criar um negócio próspero!

1) Conte com apoio da tecnologia

Já estamos em 2017 e ainda há quem dependa de uma planilha específica, em um computador específico para cuidar de toda a gestão financeira e administrativa da clínica. Se esse computador quebrar ou se a planilha se perder (graças à infecção de um vírus, por exemplo) bate aquele desespero.

No momento em que esse gestor conhecer um software de gestão clínica online certamente vai correr para aposentar as ferramentas antigas. Os motivos são muitos, desde o armazenamento em nuvem – que permite acesso aos dados com segurança, de qualquer lugar e a qualquer hora – até os relatórios gerenciais personalizados e gerados com poucos cliques.

Essa talvez seja a principal entre as dicas para melhorar a administração da clínica. Se você quer mais tempo, diminuir custos e ter todos os dados da clínica a poucos cliques de distância, então está na hora de contar com o suporte da tecnologia!

2) Valorize o tempo dos colaboradores

O envio de lembretes de consulta para os pacientes pode diminuir em até 30% a taxa de abstenção. Mas, se você está alocando um funcionário para cuidar apenas disso pode ser que não esteja valendo a pena. Ao automatizar esse envio por exemplo, você terá um funcionário a mais para fazer outras tarefas.

Outra dica para melhorar a administração da clínica é cuidar muito bem da agenda dos médicos. Com uma agenda otimizada cada alteração é automaticamente atualizada para todos que têm acesso a ela, uma vez que está hospedada em servidores nas nuvens.

Além disso, é possível especificar as marcações por profissional, especialidade, sala, unidade, procedimento e até mesmo cirurgia. Nesse último ponto você poderá especificar também toda a equipe cirúrgica, bem como o inventário necessário para realizar o procedimento.

3) Defina metas

Existe uma frase que diz que metas sem planejamento são apenas sonhos. Por isso, quando falamos em definir metas, abrangemos tudo o que isso envolve, do acompanhamento de relatórios para saber como sua clínica está agora até os próximos passos que farão ela chegar aonde você sonha.

Nesse contexto, poder contar com relatórios de gestão personalizados é um grande diferencial. Com eles é possível saber, por exemplo, quantos e quais pacientes faltaram à consulta em um determinado período de tempo para tentar trazê-los de volta com estratégias como SMS e e-mail.

Dessa forma, os gestores podem definir uma meta para reativar pacientes que não voltaram mais. Assim como esse exemplo, existem mais de 30 filtros nos relatórios que oferecem uma visão completa sobre a clínica fundamental para determinar os próximos passos.

4) Otimize os processos

Otimizar um processo é a capacidade de realizar a mesma tarefa em menos tempo, gastando menos energia, mas sem perder a qualidade. Os relatórios personalizados que citamos acima podem demonstrar gargalos, seja no atendimento ou na execução de tarefas cotidianas.

A partir desse diagnóstico é possível buscar maneiras de melhorar a maneira como os colaboradores realizam tais trabalhos, considerar a compra de novos equipamentos ou até mesmo investir em toda a infraestrutura do negócio. Processos otimizados geram mais tempo e dinheiro para a sua clínica!  

5) Personalize o rateio de faturamento médico

Cuidar do faturamento médico é muito importante para reter talentos e manter uma equipe unida. Um software de gestão médica permite que você personalize cada característica única do seu negócio para não errar na hora de repassar os valores para os profissionais.

Além de possibilitar uma configuração que se encaixa perfeitamente às suas necessidades, o rateio personalizado é fundamental para o controle o fluxo de caixa da sua clínica, organização do setor financeiro e, também, para facilitar sua rotina com a interface simples e design sensitivo.

Mas, como isso funciona? Simples, você cadastra os valores de cada tipo de atendimento, procedimento e convênio e o sistema faz o cálculo automaticamente de acordo com a confirmação do sistema. Fez o procedimento, recebe o pagamento. Simples, rápido e sem burocracia.

6) Automatize o Faturamento TISS

O sistema TISS (Troca de Informação de Saúde Suplementar) representa muitas dores de cabeça para os gestores de clínicas. Por isso, automatizar esse processo é uma boa dica para melhorar a administração da clínica e evitar glosas que podem chegar a 70% do faturamento.

A geração e administração de lotes de faturamento por período, convênio, plano ou tipo de guia traz muita agilidade para esse processo, diminui consideravelmente a possibilidade de erros humanos e, principalmente, possibilita que você invista tempo no que realmente importa: a gestão da clínica.

Cada uma dessas dicas está diretamente ligada à primeira, porque em um mundo tão competitivo como esse em que vivemos simplesmente não é possível deixar a tecnologia de lado. Mais do que perder tempo, não contar com ela pode representar prejuízos e até mesmo colocar o negócio em risco.

Quer se aprofundar mais na gestão da sua clínica? Confira também o post 6 estratégias gerenciais para sua clínica!

Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, trabalha com Marketing de conteúdo e com estratégias para geração de leads qualificados na Vitta. #somostodosvittanos

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