Como relatórios facilitam a gestão da clínica

A gestão da clínica médica, ou pelo menos a boa gestão, depende de “n” fatores, entre eles a administração financeira; a recepção; os atendimentos; agendamentos; e estoques.

Não seria muito mais fácil administrar esses processos e todos os outros com um relatório específico para cada? Imagine a facilidade de passar feedbacks – positivos ou negativos – à recepção, embasando os seus argumentos em dados registrados.

Por conta disso, separamos alguns motivos que justificam a facilidade que os relatórios clínicos agregam ao seu estabelecimento e à sua gestão. Confira!

Mais consciência de ações

Toda e qualquer ação imposta por um gestor deve ser embasada, fundamentada e analisada (a partir de dados, informações ou métricas). Isso quer dizer que, qual a credibilidade que um administrador passa à sua equipe impondo ações e planos que se justificam apenas por argumentos?

A consciência nas ações define o tipo de gestor que você é e o tipo de administração que a sua clínica recebe.

Mas como ter plena consciência de todas as ações?

Simples, digitalizando os seus relatórios e deixando o planejamento administrativo fluir cronologicamente!

Uma boa organização digital – com armazenamento na nuvem – faz com que todo o seu fluxo de ações seja automatizado. Fica muito mais fácil achar relatórios, arquivos e documentos apenas pesquisando no campo de busca do seu computador.

Além disso, o armazenamento na nuvem faz com que as informações – sobre a clínica ou sobre os pacientes – estejam sempre seguras, imune à enchentes, roubos ou extravios.

Indicadores de performance

Indicadores de performance são capazes de fornecer informações quanto ao desempenho da gestão da clínica médica em seus diferentes níveis.

Quando bem aplicados e, analisados, esses indicadores podem ser utilizados para detectar fraquezas e problemas, permitindo que sejam feitas as adequações necessárias.

O esperado é que cada clínica médica ou hospital estabeleça as suas próprias métricas, personalizando-as nos relatórios gerados. Assim, o gestor garante que as informações fiquem devidamente alinhadas às necessidades, objetivos e especificidades do local.

Afinal, se é possível obter informações precisas, não vale a pena desperdiçar esse esforço baseando-se em métricas e indicadores genéricos.

A coleta de dados baseada em métricas de performance não deve ser feita aleatoriamente. Para que você seja capaz de estabelecer os principais indicadores para a sua clínica, precisa definir que tipo de informação você precisa obter por meio deles.

Definindo os indicadores, identifique quais métricas podem te levar aos objetivos de gestão da clínica. Isto porque, há de fato, a possibilidade de se levantar muitos dados interessantes, mas que acabam não tendo aplicação prática para o seu estabelecimento, segundo o seu planejamento de um determinado período.

Exemplos de relatórios

Como já citamos anteriormente, em outro post do nosso blog, existem alguns relatórios específicos que auxiliam qualquer gestão clínica e devem ser vistos com maior importância, entre eles estão:

Relatórios financeiros

Como o próprio nome diz, esses documentos são um verdadeiro raio-x da saúde financeira do seu negócio.

Fluxo de caixa, contas a pagar, a receber, controle de ativos e passivos, dados sobre o rateio de faturamento médico, dentre muitas outras informações compõem esse importante segmento.

Um bom software de gestão possui integrado aos relatórios financeiros a Baixa de Títulos otimizada (monitorando todas as contas pendentes e enviando automaticamente o XML para o convênio) e a Conferência Automática dos Faturamentos, otimizando ainda mais a gestão da clínica.

Relatório DRE

Os Demonstrativos de Resultado são muito importantes para que você saiba precisamente o quanto que a sua clínica está gastando com atividades operacionais e não operacionais. Esses dados são fundamentais para a tomada de decisões assertivas.

Um bom sistema do gênero permite que você acesse o DRE do período que desejar, consultando todas as contas cadastradas na clínica, fazendo o regime por caixa e competência e arquivando todas as datas do relatório.

Relatórios de atendimento

Quantas pessoas foram atendidas na clínica no último mês? Quantos pacientes faltaram a uma consulta? Ter essas informações em mãos é fundamental para embasar, por exemplo, as ações do setor de marketing.

Além disso, é possível cruzar as informações com outros relatórios e criar novas estratégias para a clínica.

Relatório de agenda inteligente

Já pensou em poder limitar os atendimentos realizados por um determinado plano de saúde, a fim de liberar mais tempo para os particulares?

Com a gestão inteligente de agenda isso não só é possível como é extremamente indicado, principalmente para as clínicas menores.

Relatório de estoque

Acompanhar a movimentação de estoque com precisão é fundamental para conseguir negociar melhor com fornecedores, antecipar demandas e, principalmente, não deixar faltar nada em sua clínica.

Com um relatório de estoque detalhado, a gestão da clínica fica centralizada. Isto porque fica mais prático solicitar pedidos aos fornecedores e realizar baixas de materiais e medicamentos.

Além do mais, é possível prever gastos e otimizar seu orçamento.

Relatório de produtividade

Esse relatório é fundamental para você determinar se um colaborador está produzindo abaixo do esperado ou se ele está se destacando em relação à equipe.

É possível, também, analisar e monitorar a performance dos médicos em seu estabelecimento (supondo que você apenas faça a gestão da clínica).

Dessa forma, é possível tomar decisões rápidas e eficientes, sem arriscar a gestão do negócio com “achismos”.

Você gostou do conteúdo? Acompanhe o nosso blog para conferir mais dicas de Administração e Gestão da clínica médica, além dos nossos outros posts sobre assuntos como finanças e marketing!

Não se esqueça de deixar o seu comentário contando a sua experiência com relatórios em seu estabelecimento.

Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, trabalha com Marketing de conteúdo e com estratégias para geração de leads qualificados na Vitta. #somostodosvittanos

6 Comentários

  • Nair C.
    24 de novembro

    os relatórios DRE são importantíssimos, geralmente não fazem ideia dessa importância

    • Lucas Menezes
      24 de novembro

      Você tem razão, Nair!

  • Jeferson Santiago
    24 de novembro

    Os conteúdos de ADM e GESTÃO são os melhores!

    • Lucas Menezes
      24 de novembro

      Obrigado Jeferson!

  • Luiza Matos
    24 de novembro

    Indicadores de performance nao conhecia

    • Lucas Menezes
      24 de novembro

      Olá Luiza, que bom que agora conhece! Vale muito a pena propor esse tipo de métrica à sua clínica médica!

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