Como reduzir o tempo médio de atendimento (TMA) da sua clínica utilizando uma ferramenta de gestão

Se você atende em uma clínica ou hospital, obviamente já ouviu alguma reclamação de pacientes sobre atrasos. Essa queixa não fica restrita a esses empreendimentos, transpondo suas paredes e se tornando, segundo alguns, um senso comum. De fato, é comum observar um grande fluxo de pessoas em salas de espera aguardando por atendimento.

Não é à toa que revistas e aparelhos de TV são estrategicamente posicionados com o objetivo de ajudar o paciente a “matar o tempo” enquanto espera pelo médico. No entanto, isso é insuficiente para fidelizar seu cliente. De fato, vivemos em um mundo extremamente competitivo e é imprescindível oferecer um tratamento diferenciado a fim de se destacar.

Nos Estados Unidos, a situação é bastante similar. Um estudo realizado pela empresa de consultoria médica Merritt Hawkins revelou que a demora para marcar consultas com médicos nas principais cidades do país aumentou 30%, atingindo a média de 24 dias. O tempo na sala de espera também é controversa.

Dessa forma, lá foi criado um serviço chamado MedWaitTime, que permite aos pacientes conferir pela internet, se clínicas e hospitais estão cumprindo com os horários estipulados (é necessário o cadastro espontâneo dos especialistas). Obviamente, a solução impacta diretamente em negócios, fazendo com que aqueles que nunca atrasam atendimentos sejam mais requisitados.

Atrasos acontecem por muitos motivos e obviamente existem certos imprevistos incontroláveis. Entretanto, o que acha de pensar que é possível evitar muitos deles? Se a estratégia der certo é possível manter uma base de pacientes realmente ativa e, quem sabe, até aumentar o número de atendimentos. Acha impossível?

A solução está mais próxima do que você imagina. A demora em clínicas e consultórios muitas vezes ocorre pela falta de planejamento prévio e uma execução, de fato, assertiva de cada consulta. A fim de resolver isso, uma boa solução pode ser fazer uso de um software de gestão médica para otimizar seu trabalho, enquanto oferece verdadeira excelência a sua base de clientes. Dessa forma, é possível reduzir o tempo médio de atendimento (TMA), o que permite que você aumente seu número de consultas e, consequentemente, faturamento e lucro. Veja como:

Pense sempre na gestão de fluxo

Antes de encontrar uma forma para diminuir o tempo de espera dos seus pacientes por uma consulta é essencial realizar a gestão correta de seu fluxo de atendimento. Estipule uma duração média com o intuito de controlar o número de pessoas em sua clínica e, consequentemente, o tempo de espera de cada um. Dessa forma, é possível contornar imprevistos e agir de maneira estratégica, enquanto oferece o melhor serviço a seu cliente.

 

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Agilidade na consulta? Todos ganham  

Por meio de um sistema de gestão, você consegue ter imediato acesso às informações do cadastro de seu paciente. Histórico completo, como uso contínuo de remédios, alergias e diagnósticos recentes. Alguns contam até com um módulo de vacinação, calendário que exibe quais vacinas estão em dia e quais ainda necessitam ser aplicadas.

Dessa forma, médicos conseguem ser mais ágeis, enquanto ganham tempo com o objetivo de oferecer um atendimento verdadeiramente humanizado e assertivo (o que é um grande diferencial ao seu negócio!).

Controle efetivamente sua operação

Ao utilizar um software de gestão em sua clínica, é possível ter acesso a uma série de ferramentas que te possibilitam mensurar e analisar todas as informações pertinentes ao seu empreendimento. Desde o estoque até os esforços com o intuito de reduzir o tempo médio de atendimento (TMA) de cada médico.

Por meio de um relatório como esse, você consegue observar facilmente quem são os profissionais mais ágeis. Mas, tal e qual temos a certeza de que agilidade não é sinônimo de qualidade, é preciso ficar atento a outros reports. Um deles exibe a maior taxa de fidelização, baseado no número de retornos do 

Prezando pela boa relação

Então o atraso hoje será inevitável? Sem problema. Só informe seus pacientes sobre o imprevisto. A fim de agilizar a tarefa, faça uso da funcionalidade de softwares de gestão médica capaz de enviar alertas personalizados via SMS e e-mail.

Se a pessoa já estiver na clínica, pode ser uma boa ideia oferecer uma rede de internet disponível. Assim, é possível que seu cliente possa adiantar algumas tarefas enquanto aguarda o atendimento. Também pode ser uma boa estratégia estipular um prazo de tolerância que funciona para as duas partes. Assim, você os incentiva a cumprir esse limite e passa a ter a rotina mais otimizada.

Eficiente, mas sem esquecer da qualidade

Reduzir o tempo médio de atendimento (TMA) é extremamente importante a fim de atingir o máximo do potencial de seu negócio, porém é necessário se lembrar sempre que apesar de ágil, a interação com seu paciente deve permanecer como uma experiência de extrema qualidade.

Ou seja, não esqueça de se dedicar para a construção de um relacionamento, que pode ser bastante duradouro, enquanto faz uso de uma boa comunicação e muita prontidão.

Reduzir o tempo médio de atendimento (TMA): uma necessidade

Seguindo essas sugestões, não restam dúvidas de que sua equipe vai transformar seu ambiente de trabalho de forma definitiva. E tenha a certeza de que com essa mudança, todos ganham. Pacientes recebem um atendimento preocupado e diferenciado, e nada demorado, os médicos produzem mais e administradores realizam gestões verdadeiramente eficientes, pensando no fluxo de negócio geral e jamais em informações soltas, sem embasamento. Por isso, consulte as soluções disponíveis no mercado e faça sua escolha.

Como você pode ver, a importância de reduzir o tempo médio de atendimento da sua clínica é realmente indiscutível! Concorda? Deixe seu comentário e continue lendo nosso blog para conferir mais dicas sobre como fidelizar pacientes e curta nossas páginas no Facebook e Linkedin.

Rafael Américo

Rafael Américo

Rafael trabalha com Inbound Marketing na Vitta, produzindo conteúdos voltados para a geração e nutrição de leads. Jornalista, se especializou em economia, negócios e empreendedorismo. Ama cinema, aprender idiomas e conhecer novas estratégias de comunicação. Quer ajudar a Vitta a mudar a saúde do Brasil! #somostodosvittanos

6 Comments

  • Mateus Avelino
    27 de setembro

    Como eu conseguiria aumentar o número dos meus atendimentos com um sofware de gestão?

    • Rafael Américo
      27 de setembro

      Olá, Mateus! Obrigado por acompanhar nosso blog. Pense que um sistema de gestão para clínicas automatiza uma série de processos. Assim, o atendimento na recepção será mais rápido, assim como a consulta, já que todas as informações necessárias são acessadas em poucos cliques. Assim, você pode aumentar o número de marcações e, assim, aumentar o fluxo de pessoas e seu faturamento! O que acha?

  • Jéssica P. Monteiro
    27 de setembro

    Minha clínica normalmente atrasa os atendimentos e temos medo de perder clientes por causa disso. Existe um site parecido com o MedWaitTime no Brasil?

    • Rafael Américo
      27 de setembro

      Oi, Jéssica. Não temos um site parecido no Brasil. Entretanto, a reputação é algo essencial para médicos. Atrasos normalmente frustram pacientes e pode diminuir a sua clientela. Por isso, pode ser uma boa ideia pensar em formas de reverter esse quadro.

  • Jean Nogueira
    27 de setembro

    Como funcionam os avisos por e-mail e SMS?

    • Rafael Américo
      27 de setembro

      Jean, os alertas são totalmente personalizados e podem ser usados em diferentes ocasiões. Desde lembretes para procedimentos e exames, como em datas comemorativas ou no aniversário de seus pacientes, por exemplo. Tenho certeza que a funcionalidade vai aumentar a visibilidade do seu negócio!

      imprevisto. A fim de agilizar a tarefa, faça uso da funcionalidade de softwares de gestão médica capaz de enviar alertas personalizados via SMS e e-mail.

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