Como contratar uma secretária: 4 características essenciais

Você já parou para pensar sobre a importância do trabalho de uma secretária em um consultório médico? Dentre as suas diversas funções que ajudam a manter a rotina de atendimentos organizada e eficiente, uma secretária tem contato direto com os pacientes e, por isso, tem papel importante para o sucesso de uma clínica.

Não raro, pacientes tecem elogios ao atendimento médico e até incluem outros fatores — como a qualidade das instalações e higiene do local —, mas se queixam da postura da profissional da recepção.

Para lidar com essa questão, tanto o gestor ou contratante quanto a profissional a assumir este posto devem conhecer características essenciais para a realização de um bom trabalho. Acompanhe o post para saber mais!

“A primeira impressão é o que fica”: a importância de secretária para a imagem da clínica

Como sabemos, existem maneiras de desfazer uma má primeira impressão, mas isso tende a ser desafiador. O mais interessante é sempre criar condições para que o primeiro contato entre o paciente e a clínica ou consultório seja positivo. E é aí que o papel da profissional da recepção começa.

Na maioria das vezes, seja por telefone ou pessoalmente, a secretária é a primeira pessoa com quem um paciente fala e vê quando chega ao local. E por isso, a imagem dessa profissional está tão atrelada à imagem da clínica.

Logo de cara, se o paciente não gostar desse primeiro contato, pode até acabar desistindo de marcar uma consulta ou de retornar para futuros atendimentos. E é por isso que o médico ou contratante precisa saber reconhecer a importância dessa profissional, instruí-la e, mais do que isso, criar condições para que ela preste um bom atendimento.

Características essenciais de uma boa secretária de clínica médica

Se as condições para a realização de um bom atendimento já existem e a secretária conhece bem o seu papel, é possível avançar para a análise das características essenciais para quem trabalha na recepção. Acompanhe:

#1. Boa apresentação

É importante não confundir boa apresentação com exigências que acompanhem “padrões de beleza” e que tornem a vida das secretárias desconfortável. Não precisa ser uma exigência, por exemplo, que a profissional sempre use sapatos de salto alto.

A boa apresentação, na verdade, diz respeito a uma boa aparência: roupas adequadas (há quem opte pela adoção de uniformes) e limpas, além de cuidados com a higiene pessoal e escolha de acessórios condizentes com o ambiente de trabalho e a visão profissional.

#2. Comunicação clara e educada

Uma secretária de clínica médica deve ser capaz de se comunicar com clareza e sempre de maneira educada. Por vezes, profissionais da recepção se sentem cansadas de repetir as mesmas informações todos os dias e enfrentam o desafio constante de lidar com pessoas diferentes e de humores distintos.

Esse, porém, é o seu papel e a secretária deve atender a todos com cordialidade, paciência e bom humor. Além, claro, de ser capaz de oferecer as informações que se façam necessárias para suprir quaisquer dúvidas dos pacientes e seus familiares ou acompanhantes.

#3. Capacidade de organização

A organização é outra característica de uma secretária médica. Seja qual for o tamanho da clínica ou o volume de atendimentos realizados no consultório, é seu trabalho no agendamento e organização dos documentos dos pacientes que contribui para o sucesso da rotina local.

Essa organização, que também evita problemas relativos à marcação de consulta, ajuda a minimizar atrasos e a agilizar atendimentos, contribui também para a experiência do paciente e sua consequente satisfação.

#4. Capacidade de lidar com imprevistos

A rotina em uma clínica ou consultório médico pode se tornar muito agitada em razão de suas especialidades de atendimento ou, até mesmo, de uma urgência médica.

Há diferentes situações que ocasionar atrasos ou gerar necessidades que não foram previstas pelos profissionais do local e nem pelos pacientes. Nesse sentido, é fundamental que a secretária saiba manter a calma e tenha iniciativa para apresentar soluções e colocá-las em prática sempre que possível.

Essa capacidade pode fazer a diferença para o restabelecimento da ordem e a manutenção das condições para a realização de atendimentos de qualidade sempre.

Dica bônus: o que você precisa saber para fazer um trabalho como secretária médica

Muitas vezes, o trabalho de uma secretária médica é subestimado. Anteriormente, abordamos a importância dessa profissional para o sucesso de uma clínica ou consultório, mas sabemos que nem sempre sua posição é valorizada.

Temos em mente, sobretudo, o tratamento que alguns pacientes podem ter para com as secretárias, fazendo cobranças em demasia e até agindo com falta de educação.

Ter de lidar com situações assim certamente torna o trabalho mais desafiador. Mas há um caminho para se inspirar a passar por cima das dificuldades e ter um bom desempenho sempre: se lembrar que esse trabalho envolve a saúde e o bem estar de outros.

Essa capacidade de se colocar no lugar do outro é o que tende a diferenciar boas secretárias daquelas que acabam sendo alvo da reclamação constante dos pacientes.

Pacientes e seus acompanhantes tendem a se apresentar como pessoas mais sensíveis, uma vez que estão numa situação em que a própria saúde ou a de alguém próximo está em pauta.

O tratamento que eles recebem das secretárias, sua educação, cordialidade e disponibilidade faz a diferença para a conquista do bem estar e, até mesmo, para o processo de recuperação da saúde. Portanto, é algo que vai ser lembrado e valorizado por todas as partes envolvidas.

Quer mais dicas? Saiba como melhorar a relação com os pacientes de sua clínica ou hospital!

Rafael Américo

Rafael Américo

Rafael trabalha com Inbound Marketing na Vitta, produzindo conteúdos voltados para a geração e nutrição de leads. Jornalista, se especializou em economia, negócios e empreendedorismo. Ama cinema, aprender idiomas e conhecer novas estratégias de comunicação. Quer ajudar a Vitta a mudar a saúde do Brasil! #somostodosvittanos

4 Comentários

  • Ieda Barros
    10 de novembro

    Sou recepcionista de clínicas médicas há vinte anos. Sigo as indicações e concordo que médicos devam buscar profissionais com essas características.

    • Rafael Américo
      10 de novembro

      Que legal saber disso, Ieda! Analisar essas características é uma tarefa importante para realizar a melhor contratação.

  • Christian Roche
    10 de novembro

    Estava procurando como contratar a melhor secretária e o post me ajudou. Vou seguir as dicas na hora das entrevistas.

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