Gestão de consultório médico: dicas de como administrar melhor o seu negócio

A gestão de consultório médico deve ser realizada como em qualquer empresa: de modo a gerar satisfação aos clientes e lucro para o negócio.

Por mais que você priorize o atendimento humanizado, focado nos pacientes, é imprescindível fazer com que o consultório cresça e gere receita, caso contrário, a continuidade da atividade entra em risco.

Não estamos dizendo para descuidar do core business, que é cuidar da saúde e qualidade de vida das pessoas. Mas a saúde do seu consultório também importa, e está diretamente ligada ao financeiro.

Pensando nisso, fizemos uma seleção de dicas para que você administre melhor o seu negócio e obtenha retornos cada vez mais satisfatórios. Acompanhe!

Otimize os processos para uma boa gestão de consultório médico

Muitos consultórios médicos ainda operam na gestão manual: da marcação de consultas à entrega de exames. Essa prática consome um tempo precioso da sua equipe, exige o emprego de recursos que poderiam ser poupados (como impressões) e afeta a produtividade de cada um dos colaboradores.

Ao otimizar os processos, a gestão de consultório médico ganha velocidade, produtividade e maior assertividade nas ações. O controle financeiro, por exemplo, é automatizado de forma que você não precise ficar manipulando planilhas.

Os agendamentos são realizados via sistema, que oferece uma funcionalidade de confirmação via SMS para lembrar os pacientes das consultas. É economia de tempo e recursos para você!

Padronize o atendimento

A qualidade de um consultório médico é percebida de diversas formas pelo público, como, por exemplo, na padronização do atendimento.

Se um paciente liga e é atendido cordialmente com um script padrão humanizado, sabe que está lidando com profissionais. Por outro lado, se uma secretária ou recepcionista atende ao telefone dizendo “alô”, a confiabilidade do seu negócio é colocada em questionamento.

O atendimento dos médicos também deve ser padronizado, de modo a passar maior confiabilidade aos pacientes e manter o mesmo padrão de qualidade em todas as interações.

Por exemplo: ao recepcionar um paciente, o médico já deve ter lido o prontuário, conhecer o histórico de consultas e exames e realizar uma breve entrevista para saber o motivo da consulta.

Faça a gestão do tempo

Não é incomum encontrarmos consultórios médicos que agendam horários com antecipação e, mesmo assim, formam uma fila de espera em virtude de atrasos no atendimento. Uma boa gestão de consultório médico pode reverter essa situação.

Comece por cronometrar o tempo de atendimento dos médicos, relacionando com o procedimento realizado. Uma avaliação odontológica leva menos tempo do que um tratamento de canal, por exemplo.

Também é possível controlar o tempo de atendimento na recepção, na execução de exames, no retorno ao paciente, entre outros processos.

Para tanto, você pode contar com ferramentas de gestão de tempo, chamadas de timesheets, ou então um sistema de gestão para clínicas que faça esse acompanhamento e emita relatórios de desempenho.

Faça projeções financeiras

Um erro comum na gestão de consultório médico é não projetar o futuro financeiro do negócio. Você só sabe o faturamento no final do mês, correndo o risco de não ter receita suficiente para cobrir os gastos.

Assim como qualquer empresa, você precisa ter metas financeiras e buscar meios para alcançá-las. Primeiramente, faça a projeção do fluxo de caixa com as contas a pagar e a receber. Com isso, saberá seu saldo operacional, ou seja, se vai sobrar ou faltar dinheiro para pagar as contas.

Depois, estipule metas de crescimento financeiro, para que o negócio prospere e possa crescer com tranquilidade. Os sócios também querem ser remunerados pelo capital investido, um motivo a mais para zelar pelas finanças.

A partir dessas metas, cada setor terá uma responsabilidade: reduzir custos, atrair mais clientes, melhorar a produtividade, e assim por diante. É importante que todos os profissionais que atuam no consultório estejam comprometidos com as metas.

Faça uma boa gestão de pessoas

Manter profissionais engajados com metas e resultados é um dos grandes desafios de qualquer administrador. Na gestão de consultório médico, não seria diferente.

Procure formar um time coeso, integrado e que trabalhe em sinergia. Isso se torna possível à medida que você implementa uma comunicação clara, transparente, e envolve os profissionais no processo decisório do consultório.

Receba feedbacks positivos e negativos da equipe, pondere sobre as condições de trabalho, aplique pesquisas de clima organizacional e satisfação interna. Quanto mais você conhece a equipe, mais condições tem de formar um time vencedor.

E por que você precisa de um time vencedor? Porque são eles que prestam atendimento aos pacientes. E profissionais qualificados, satisfeitos com o ambiente de trabalho, transmitem essa percepção a quem chega ao seu consultório. O resultado é bastante positivo: reputação em alta e clientes fiéis.

Invista em tecnologias atuais

Já falamos a respeito da importância de otimizar processos e da adoção de sistemas que permitam automatizar a gestão de consultório médico. Mas vale ressaltar que a tecnologia permeia toda a atividade do seu negócio e, quanto mais eficaz ela for, melhores são seus resultados.

Fazendo uma comparação, você não confiaria em um equipamento de Raio X da década de 70 para realizar o mesmo procedimento hoje, correto? O mesmo cabe para a gestão do seu consultório.

Um sistema de gestão que não acompanha a evolução tecnológica se torna uma barreira para a escalabilidade do atendimento, por exemplo. Prontuários de papel exigem espaços físicos enormes para arquivamento e ainda correm o risco de sofrerem danos com o tempo.

Com tecnologias atuais, esses problemas são minimizados ou até eliminados por completo. Um sistema de gestão na nuvem, por exemplo, permite escalar o número de pacientes registrados sem que você precise trocar de sistema, como acontecia há alguns anos.

Prontuários eletrônicos preservam os dados dos pacientes, estão isentos de acidentes naturais e podem ser consultados no desktop, notebook, tablet ou palmtop.

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Lucas Menezes

Lucas Menezes

Publicitário, autor do livro "Versos e Versões", faz parte da Antologia Poética Brasileira e valoriza a riqueza da cultura nacional. Atualmente, é Owner de Conteúdo na Vitta e trabalha para melhorar a saúde no Brasil.

6 Comentários

  • Otavio
    26 de setembro

    Como faço um bom investimento em tecnologias atuais?

    • Lucas Menezes
      26 de setembro

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  • Cristina
    26 de setembro

    Como qualificar os profissionais da minha clínica?

    • Lucas Menezes
      26 de setembro

      Existem diversos cursos, alguns até mesmo online, que você pode oferecer para a sua equipe clínica. Dependendo das atividades que o seu negócio se especializa, existem cursos específicos. Porém, o mais importante é sempre trabalhar e investir na oratória, na administração, na informática e principalmente na motivação.

  • Roberto
    26 de setembro

    Existe algum programa que faça a projeção financeira por mim?

    • Lucas Menezes
      26 de setembro

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