Gestão da clínica: por que caneta e papel impedem o desempenho?

É bastante comum a ideia de que é mais seguro manter um sistema ao qual se está acostumado. Por muitas décadas, o uso de papel e caneta foi o mais adequado para o cumprimento de tarefas diárias de gestão da clínica médica. Porém, isso mudou e nem sempre é fácil entender o porquê.

Por vezes, quando se deparam com essa dúvida, pessoas optam por permanecer realizando as atividades da forma como estão acostumados. Porém, em um mundo cada vez mais conectado, não abrir mão de métodos ultrapassados para utilizar sistemas computadorizados pode representar atraso e até prejuízo.

Ao final da leitura deste post, você vai compreender que há razões para apostar na tecnologia e buscar um novo sistema, moderno e automatizado, para potencializar o seu negócio.

Para ajudá-lo a visualizar essa realidade, vamos mostrar porque o uso de papel e caneta impede a organização e compromete todo o processo de gestão da clínica. Acompanhe!

Torna a organização local cada vez mais difícil

Diariamente, o volume de informações geradas em uma clínica é muito alto. Pense, por exemplo, em um cenário bastante comum que envolve o uso de agendas exclusivas para a marcação de consultas e o uso de outras agendas exclusivas para registrar os contatos de médicos e pacientes.

À medida que o número de atendimentos aumenta e as atividades da clínica se intensificam, manter o controle de todos esses dados se torna uma tarefa cada vez mais complicada.

A cada nova marcação de consulta ou a cada novo atendimento, papéis são retirados do lugar e precisam ser organizados novamente. E essa é uma atividade constante.

O mesmo vale para os dados coletados e gerados pelos setores financeiros e administrativos do local. É preciso espaço físico disponível e muito cuidado para separar e arquivar documentos, recibos, contratos, notas fiscais etc.

Trazer essa realidade à mente ajuda a entender que, por mais que haja empenho e comprometimento em manter a organização do local, fazer isso em um sistema que ainda utiliza papel e caneta é bastante trabalhoso e demanda muito mais tempo e esforço do que um sistema automatizado.

Essa rotina baseada no uso do papel e da caneta compromete a produtividade dos colaboradores, aumenta a ocorrência de falhas e dificulta o gerenciamento das informações e das atividades da clínica.

Dificulta o armazenamento e o acesso à informações

Ainda com um processo de organização bem feito, o acesso a esses dados pode ser complicado e lento, gerando transtornos e até prejuízos.

Quanto mais pacientes uma clínica atende e quanto mais colaboradores ela possui, maior é o volume de informações geradas. E isso vale desde a marcação de consultas, prescrições e históricos, até a gestão financeira e administrativa.

Isso significa mais espaço nos arquivos — e, em alguns casos, mais espaço para novos arquivos físicos —, mais informações para gerenciar e até mais despesas com aluguel e ampliação de espaços.

A intensa rotina nas clínicas torna o trabalho de organização da gestão da clínica cada vez mais complicado, quando ainda se faz uso de um sistema baseado em papel e caneta.

Pense em algumas situações que se tornam cada vez mais frequentes nesse cenário, como:

  • dificuldade em confirmar ou remarcar uma consulta porque as informações de contato do paciente não foram encontradas na agenda certa;
  • tempo gasto para encontrar nos arquivos o histórico de um paciente que há muito não se consultava;
  • dificuldade em fazer o balanço financeiro porque um determinado recibo ou nota fiscal está perdido em meio a centenas de outros papéis;
  • impossibilidade de realizar análises de desempenho precisas em função de informações desencontradas ou dados insuficientes.

Compromete a segurança das informações

Adversidades que vão desde simples falhas humanas até situações mais graves, como incêndios e furtos, colocam em risco as informações geradas diariamente em uma clínica. Sobretudo se ainda baseadas no uso de papel e caneta.

São muitos os prontuários, históricos médicos e documentos criados e manuseados diariamente. E, ainda que o sistema tradicional pareça seguro e adequado, está sujeito à riscos.

É importante considerar, por exemplo, que em uma clínica médica, a privacidade dos pacientes deve ser respeitada sempre. Muitos problemas podem ser criados caso um histórico médico se perca ou caso um prontuário seja colocado em local inadequado, ficando acessível a pessoas não-autorizadas.

Além disso, arquivos físicos podem ser vulneráveis e acabar permitindo que qualquer pessoa tenha acesso a documentos cruciais como folhas salariais ou registros de compra. Perder esses dados pode gerar transtornos diversos e comprometer o fechamento do caixa mensal.

Tecnologia para melhorar a gestão da clínica

A melhor maneira para solucionar a questão é estudar e realizar a troca do sistema de papel, caneta e planilhas do Excel por um software de gestão para clínicas médicas.

Esses sistemas otimizam o agendamento de consultas, mantendo horários e contatos em uma só plataforma, otimizando a tarefa e aumentando a produtividade.

Possibilitam, também, que todos os dados dos pacientes sejam armazenados em nuvem (um sistema de arquivos digitais que funciona por meio da internet). Isso contribui para a redução do espaço utilizado para arquivos físicos, mais facilidade para encontrar históricos e outras informações e até a emissão de prontuários eletrônicos.

Além disso, há funcionalidades exclusivas para a realização de tarefas administrativas, como o lançamento de dados para o fluxo de caixa e análises financeiras diversas.

Em função de sua praticidade, o sistema automatizado facilita todo o processo de organização da gestão da clínica. Uma nova realidade que faz valer a pena abandonar velhos hábitos e apostar no auxílio da tecnologia.

Já teve problemas em função do uso de sistemas não automatizados em sua clínica? Conte sua experiência nos comentários!

Rafael Américo

Rafael Américo

Rafael trabalha com Inbound Marketing na Vitta, produzindo conteúdos voltados para a geração e nutrição de leads. Jornalista, se especializou em economia, negócios e empreendedorismo. Ama cinema, aprender idiomas e conhecer novas estratégias de comunicação. Quer ajudar a Vitta a mudar a saúde do Brasil! #somostodosvittanos

6 Comments

  • Guilherme
    26 de setembro

    A minha equipe de recepção tem uma idade mais avançada e talvez não se adequaria às novas tecnologias, devo contratar novas pessoas?

    • Lucas Menezes
      26 de setembro

      O ClinicWeb é uma ferramenta totalmente intuitiva e fácil de dominar. Não é necessário muito conhecimento e nem aprofundamento em softwares e sistemas para conseguir gerir a sua clínica de forma eficiente, prática e segura. Além disso, o Vitta Pro 90 oferece apoio a toda a equipe durante os primeiros 3 meses pós-compra.

  • Stefano
    26 de setembro

    Por que um software não compromete a segurança das informações?

    • Lucas Menezes
      26 de setembro

      Dependendo do software, as informações estão comprometidas sim! Busque sempre por um sistema de gestão na nuvem, assim, seus dados estarão sempre seguros e acessíveis de qualquer lugar. Acesse o site https://www.clinicweb.com.br/ ou ligue para o telefone 0800 878 8134 e entre em contato conosco!

  • Selma
    26 de setembro

    Todos os dados e papéis que tenho ficam armazenados no software?

    • Lucas Menezes
      26 de setembro

      Sim, com o ClinicWeb você tem acesso a tudo que antes era manual, mas de forma digital e prática. Todos os relatórios, contas e agendas ficam armazenadas na nuvem, bastando acessá-los por um clique.

Deixe o seu comentário